Тысяча слов об управлении коммуникациями

Автор: Алексей Ким 24 Июня 2010, 13:57

Все мы много раз слышали, насколько важны коммуникации при ведении проекта. В принципе, в последнее время из всех областей знаний по управлению проектами внимание общественности сосредоточено на трех областях: управление рисками, управление персоналом и управление коммуникациями. Управление коммуникациями, разумеется, тесно переплетено с управлением командой проекта, тем не менее, это разные области знаний. Управление персоналом уделяет основное внимание набору сотрудников на проект, созданию команды, мотивации и управлению командой, в то время как управление коммуникациями ставит на первое место определение потребности в информации, управление ее распространением и управление ожиданиями участников проекта. Гуру управления проектами разделились на два противоположных лагеря. Девиз первого лагеря, приверженцев управления рисками — “Управляй рисками и проект будет успешен”. Второй лагерь придерживается взгляда — “Найми правильных людей и они вытянут проект из любой ситуации”. На мой взгляд, обе точки зрения имеют право на существование, но при этом немного идеализированы. Возможно, подобные подходы хорошо подойдут для использования на крупных, или высокоприоритетных проектах, когда у вас есть возможность выбирать себе команду, но не очень подходят для проектов среднего размера/приоритета и уж тем более не подходят для небольших проектов. Сейчас поясню почему.

5 стадий управления проектом. Практическое руководство по планированию и реализации.

Автор: Joseph W. Weiss, Robert K. Wysocki 13 Августа 2009, 21:33

В некотором смысле самой важной частью проекта является его начало. Именно на этой стадии "бросается жребий": либо проект хорошо разработан и может быть выполнен в сроки, установленные высшим руководством, и в рамках выделенных средств, либо он не имеет перспектив и обречен на провал с самого начала. Эта часть проекта - не место для опрометчивых обещаний в попытке предстать героем. Скорее это время для рационального и творческого подхода к формулировке начальных требований к проекту с целью избежать тупиковых ситуаций. Следует помнить, что после того как вы поставили цель проекта, руководство будет ожидать от вас ее достижение.

Чтобы скачать книгу одним файлом в формате DOC, нажмите здесь.

Глоссарий

Автор: pmi.org 25 Июня 2009, 03:31

Термины и сокращения использумые в контексте управления проектами, а так же термины принятые не только в сфере управления проектами, но имеющие в данной области другое или более узкое значение.

12. Управление поставками проекта

Автор: pmi.org 24 Июня 2009, 00:10

Управление поставками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения тех необходимых продуктов, услуг или результатов, которые производятся вне исполняющей организации. В данной главе поставки рассматриваются с двух точек зрения: продавца и покупателя. Согласно условиям контракта организация может выступать в качестве продавца или покупателя продукта, услуги или результатов.

Управление поставками проекта включает в себя процессы управления контрактом и управления изменениями, необходимые для администрирования контрактов или заказов на покупку, подготовленных членами команды проекта.

Управление поставками проекта также предусматривает администрирование всех контрактов на приобретение проекта, заключенных сторонней организацией (покупателем) с исполняющей организацией (продавцом), а также администрирование контрактных обязательств команды проекта.

На рис. 12-1 приведена общая схема процессов управления поставками проекта, а на рис. 12-2 показана диаграмма зависимостей этих процессов и их входы, выходы и другие процессы из других областей знаний.

Процессы управления поставками проекта включают в себя следующие элементы:

12.1 Планирование покупок и приобретений – определение того, что необходимо купить или приобрести, а также когда и на каких условиях.

12.2 Планирование контрактов – представление в документальном виде требований к продуктам, услугам и результатам, которые необходимо приобрести, а также определение потенциальных продавцов.

12.3 Запрос информации у продавцов – получение информации, расценок, оферт или предложений (в зависимости от поставки) от продавцов.

12.4 Выбор продавцов – анализ предложений, отбор потенциальных продавцов и обсуждение условий контракта с каждым продавцом.

12.5 Администрирование контрактов — включает в себя

1. управление контрактом и взаимоотношениями между покупателем и продавцом,
2. анализ и документальное оформление текущей и прошлой деятельности продавца для определения необходимых корректирующих действий и обеспечения основы для будущих отношений с продавцом,
3. управление изменениями, связанными с контрактом, и, при необходимости,
4. управление контрактными взаимоотношениями со сторонним покупателем проекта.

12.6 Закрытие контрактов – завершение каждого контракта, включая разрешение всех открытых вопросов и закрытие каждого контракта, относящегося к проекту или к фазе проекта.

11. Управление рисками проекта

Автор: pmi.org 09 Июня 2009, 23:22

Управление рисками проекта включает в себя процессы, относящиеся к планированию управления рисками, их идентификации и анализу, реагированию на риски, мониторингу и управления рисками проекта. Большинство из этих процессов подлежат обновлению в ходе проекта. Цели управления рисками проекта – повышение вероятности возникновения и воздействия благоприятных событий и снижение вероятности возникновения и воздействия неблагоприятных для проекта событий. На рис. 11-1 приведена общая схема процессов управления рисками проекта, а на рис. 11-2 показана диаграмма зависимостей этих процессов и их входы, выходы и другие процессы из данной области знаний. Процессы управления рисками проекта включают в себя следующее:

11.1 Планирование управления рисками – выбор подхода, планирование и выполнение операций по управлению рисками проекта.

11.2 Идентификация рисков – определение того, какие риски могут повлиять на проект, и документальное оформление их характеристик.

11.3 Качественный анализ рисков – расположение рисков по степени их приоритета для дальнейшего анализа или обработки путем оценки и суммирования вероятности их возникновения и воздействия на проект.

11.4 Количественный анализ рисков – количественный анализ потенциального влияния идентифицированных рисков на общие цели проекта.

11.5 Планирование реагирования на риски – разработка возможных вариантов и действий, способствующих повышению благоприятных возможностей и снижению угроз для достижения целей проекта.

11.6 Мониторинг и управление рисками – отслеживание идентифицированных рисков, мониторинг остаточных рисков, идентификация новых рисков, исполнение планов реагирования на риски и оценка их эффективности на протяжении жизненного цикла проекта.

10. Управление коммуникациями проекта

Автор: pmi.org 05 Июня 2009, 22:56

Управление коммуникациями проекта – это область знаний, включающая в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта. Процессы управления коммуникациями проекта предусматривают создание необходимых связей между людьми и информацией, которые требуются для успешного осуществления коммуникаций. Менеджеры проектов могут тратить чрезмерно много времени на коммуникации с командой проекта, участниками проекта, заказчиком и спонсором. Все, кто так или иначе вовлечен в проект, должны хорошо понимать, насколько коммуникации отражаются на протекании проекта в целом. На рис. 10-1 приводится общая схема процессов управления коммуникациями проекта, а на рис. 10-2 показана диаграмма зависимостей этих процессов и их входы, выходы и другие процессы из данной области знаний. Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие элементы:

10.1 Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации.

10.2 Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.

10.3 Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса и прогнозирование.

10.4 Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем.

9. Управление человеческими ресурсами проекта

Автор: pmi.org 05 Июня 2009, 03:19

Управление человеческими ресурсами проекта включает в себя процессы по организации команды проекта и управления ей. Команда проекта состоит из людей, каждому из которых назначена определенная роль и ответственность за выполнение проекта. После распределения ролей и ответственности между членами команды проекта, они должны принимать активное участие в планировании проекта и принятии решений. Привлечение членов команды к участию на ранних стадиях проекта позволяет использовать имеющийся у них опыт при планировании проекта и укрепляет нацеленность команды на достижение результатов. По мере выполнения проекта профессиональный и численный состав членов команды проекта может меняться. Членов команды проекта также называют "персоналом проекта".

Команда управления проектом – это часть команды проекта; она отвечает за выполнение операций по управлению проектом (например, планирование, управление и завершение). Эта группа может называться ядром, исполняющей или руководящей командой. На малых проектах обязанности управления проектом могут быть распределены между всеми членами команды или поручены непосредственно руководителю проекта. Спонсор проекта работает в контакте с командой управления проектом и обычно принимает участие в решении таких вопросов, как финансирование проекта, прояснение содержания проекта и иных вопросов, влияющих на производительность и экономическую эффективность проекта.

На рис. 9-1 приводится общая схема процессов управления человеческими ресурсами проекта, а на рис. 9-2 показана диаграмма зависимостей этих процессов и их входы, выходы и другие процессы из данной области знаний. Процессы управления человеческими ресурсами проектов включают в себя следующее:

9.1 Планирование человеческих ресурсов – определение и документальное оформление ролей, ответственности и подотчетности, а также создание плана управления обеспечением проекта персоналом.

9.2 Набор команды проекта – привлечение человеческих ресурсов, необходимых для выполнения проекта.

9.3 Развитие команды проекта – повышение квалификации членов команды проекта и укрепление взаимодействия между ними с целью повышения эффективности исполнения проекта.

9.4 Управление командой проекта – контроль за эффективностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координация изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта.

8. Управление качеством проекта

Автор: pmi.org 05 Июня 2009, 02:38

Процессы управления качеством проекта объединяют все осуществляющиеся в исполняющей организации операции, определяющие политику, цели и распределение ответственности в области качества таким образом, чтобы проект удовлетворял тем нуждам, для которых он был предпринят. Управление качеством осуществляется посредством системы управления качеством, предусматривающей определенные правила, процедуры и процессы по планированию качества, обеспечению качества и контролю качества, а также операции по их совершенствованию. На рис. 8-1 приведена общая схема процессов управления качеством проекта, а на рис. 8-2 показана диаграмма зависимостей этих процессов и их входы, выходы и другие процессы из данной области знаний. Процессы управления качеством проектов включают в себя следующее:

8.1 Планирование качества – определение того, какие из стандартов качества относятся к данному проекту и как их удовлетворить.

8.2 Процесс обеспечения качества – выполнение плановых систематических операций по качеству, обеспечивающих выполнение всех предусмотренных процессов, необходимых для того, чтобы проект соответствовал оговоренным требованиям.

8.3 Процесс контроля качества – мониторинг определенных результатов с целью определения их соответствия принятым стандартами качества и определение путей устранения причин, вызывающих неудовлетворительное исполнение.

7. Управление стоимостью проекта

Автор: pmi.org 05 Июня 2009, 01:32

Управление стоимостью проекта объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и контролирования затрат, и обеспечивающие завершение проекта в рамках утвержденного бюджета. На рис. 7-1 приводится общая схема указанных ниже трех процессов, а на рис. 7-2 показана диаграмма взаимодействия этих процессов и их входы, выходы и другие процессы из данной области знаний:

7.1 Стоимостная оценка – определение примерной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта.

7.2 Разработка бюджета расходов – суммирование оценок стоимости отдельных операций или пакетов работ и формирование базового плана по стоимости.

7.3 Управление стоимостью – воздействие на факторы, вызывающие отклонения по стоимости, и управление изменениями бюджета проекта.

6. Управление сроками проекта

Автор: pmi.org 04 Июня 2009, 02:38

Управление сроками проекта включает в себя процессы, обеспечивающие своевременное завершение проекта. На рис. 6-1 приведена общая схема процессов управления сроками проекта, а на рис. 6-2 – диаграмма зависимостей для этих процессов с их входами, выходами и прочими процессами в области знаний. Процессы управления сроками проекта включают в себя следующее:

6.1 Определение состава операций – определение конкретных плановых операций, которые необходимо выполнить для получения различных результатов поставки проекта.

6.2 Определение взаимосвязей операций – выявление и документирование зависимостей между плановыми операциями.

6.3 Оценка ресурсов операции – оценка типов и количества ресурсов, необходимых для выполнения каждой плановой операции.

6.4 Оценка длительности операций – оценка количества рабочих периодов, необходимых для выполнения отдельных операций.

6.5 Разработка расписания – составление расписания проекта с учетом последовательностей операций, их длительности, требований к ресурсам и ограничений на сроки.

6.6 Управление расписанием – управление изменениями расписания проекта.

5. Управление содержанием проекта

Автор: pmi.org 04 Июня 2009, 00:39

Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех тех и только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта. Оно непосредственно связано с определением и контролем того, что включено или не включено в проект. На рис. 5-1 приведена общая схема процессов управления содержанием проекта, а на рис. 5-2 – диаграмма зависимостей для этих процессов с их входами, выходами и прочими процессами в области знаний.

5.1 Планирование содержания – создание плана управления содержанием проекта, в котором документируется процесс формулирования, верификации и контроля содержания проекта, а также процесс создания и формулирования иерархической структуры работ (ИСР).

5.2 Определение содержания – разработка подробного описания содержания проекта в качестве основы для принятия будущих решений по проекту.

5.3 Создание ИСР – разбиение крупных результатов поставки проекта и проектных работ на более мелкие, более управляемые элементы.

5.4 Подтверждение содержания – формализация принятия завершенных результатов поставки проекта.

5.5. Управление содержанием – управление изменениями содержания проекта.

Эти процессы взаимодействуют друг с другом, а также с процессами из других областей знаний. Каждый процесс может включать в себя действия одного или нескольких лиц или групп лиц, в зависимости от потребностей проекта. Каждый процесс происходит в каждом проекте как минимум один раз и в одной или нескольких фазах проекта, если проект разбит на фазы. Хотя процессы представлены в виде дискретных элементов с четко выделяемыми границами, на практике они могут накладываться друг на друга и взаимодействовать такими путями, которые здесь не рассматриваются. Взаимодействие процессов подробно рассматривается в главе 3.

В контексте управления проектами термин "содержание" может относиться к следующим понятиям:

• Содержание продукта. Свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат.
• Содержание проекта. Работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными характеристиками и функциями.

В данной главе рассматриваются процессы, предназначенные для управления содержанием проекта. Эти процессы управления содержанием проекта и связанные с ними инструменты и методы различаются в зависимости от области приложения. Они обычно определяются как часть жизненного цикла проекта (раздел 2.1) и фиксируются в плане управления содержанием проекта. Одобренное подробное описание содержания проекта вместе с ИСР и словарем ИСР представляют собой базовый план по содержанию проекта.

4. Управление интеграцией проекта

Автор: pmi.org 03 Июня 2009, 08:16

Область знаний об управлении интеграцией проекта включает в себя процессы и операции, необходимые для выявления, определения, объединения, унификации и координации различных процессов и операций управления проектами в рамках групп процессов управления проектами. В контексте управления проектами интеграция включает в себя такие характеристики, как унификация, консолидация, артикуляция и интегративные действия, являющиеся ключевыми для завершения проекта, успешного удовлетворения требований заказчика и других участников проекта, а также управления ожиданиями. В контексте управления проектом интеграция — это принятие решений о том, где концентрировать ресурсы на каждую конкретную дату, предугадывание потенциальных проблем, и их решение до того, как эти проблемы станут критическими, и хорошая координация работы проекта в целом. Интеграция также подразумевает нахождение компромиссов между пересекающимися целями и альтернативами. Процессы управления проектами обычно представляются в виде дискретных элементов с хорошо разработанными интерфейсами, в то время как на практике они накладываются друг на друга и взаимодействуют между собой такими путями, которые не могут быть достаточно подробно описаны в Руководстве PMBOK®.

Потребность в интеграции в сфере управления проектами становится очевидной в таких ситуациях, когда имеет место взаимодействие отдельных процессов. К примеру, смета, необходимая для подготовки плана расходов на непредвиденные обстоятельства, предполагает интеграцию процессов планирования, подробно описанных в процессах Управления стоимостью проекта, Управления сроками проекта и Управления рисками проекта. При выявлении дополнительных рисков, связанных с различными альтернативами комплектования персоналом, необходимо обратиться к одному или нескольким этим процессам. Результаты поставки проекта тоже необходимо интегрировать в текущую операционную деятельность исполняющей организации (или заказчика) или в долгосрочное стратегическое планирование, учитывающее будущие проблемы и возможности.

Опытные специалисты в области управления проектами знают, что невозможно управлять проектом каким-то единственным, унифицированным способом. Для достижения желаемой эффективности проекта они применяют свои знания и навыки и соответствующие процессы в области управления проектами в различной последовательности и с различной степенью жесткости. Тем не менее, то, что данный процесс не требуется, вовсе не означает, что его не нужно обсуждать. Менеджер проекта и команда проекта должны обсуждать каждый процесс, и для каждого конкретного проекта должен определяться уровень реализации каждого процесса.

Интегративный характер проектов и управления проектами можно лучше понять, если представить себе другие операции, выполняемые при реализации проекта. Вот какими, к примеру, могут быть операции, выполняемые командой управления проектом:

• Проанализировать и понять содержание. Сюда относятся требования, критерии, допущения, ограничения для проекта и продукта, а также прочие относящиеся к проекту влияния и то, как будет осуществляться управление или обсуждение каждого из них в рамках проекта.
• Задокументировать конкретные критерии требований к продукту.
• Понять, как обработать имеющуюся информацию и трансформировать ее в план управления проектом при помощи группы процессов планирования, описанной в Руководстве PMBOK®.
• Создать иерархическую структуру работ.
• Принять соответствующие меры по выполнению проекта в соответствии с планом управления проектом, запланированным набором интегрированных процессов и запланированным содержанием.
• Оценивать и отслеживать статус проекта, его процессы и продукты.
• Анализировать риски проекта.

Зачастую связи между процессами в группах процессов управления проектами неоднократно повторяются. Например, группа процессов планирования на ранней стадии проекта предоставляет группе процессов исполнения подготовленный план управления проектом; впоследствии она участвует в его обновлении по мере появления изменений по ходу выполнения проекта.

Цель интеграции — это прежде всего эффективное интегрирование процессов в группах процессов управления проектами, необходимых для достижения целей проекта в рамках определенных процедур, принятых в организации. На рис. 4-1 представлена общая схема интегративных процессов управления проектом. На рис. 4-2 показана диаграмма зависимостей процессов для этих процессов, их входы, выходы и другие релевантные процессы в области знаний. Интегративные процессы управления проектами включают в себя следующие элементы:

4.1 Разработка Устава проекта — разработка Устава проекта, формально авторизующего проект или фазу проекта.

4.2 Разработка предварительного описания содержания проекта — разработка предварительного описания содержания проекта, включающего в себя самое общее изложение содержания.

4.3 Разработка плана управления проектом — документирование операций, необходимых для определения, подготовки, интеграции всех вспомогательных планов в план управления проектами и их координации.

4.4 Руководство и управление исполнением проекта — выполнение работы, определенной в Плане управления проектом для выполнения требований, определенных в описании содержания проекта.

4.5 Мониторинг и управление работами проекта — мониторинг и управление процессами инициации, планирования, выполнения и завершения проекта для достижения целевых показателей эффективности, намеченных в Плане управления проектом.

4.6 Общее управление изменениями — обработка всех запросов на изменения, утверждение этих изменений и управление ими для оптимизации результатов поставки и активов организационного процесса.

4.7 Закрытие проекта — завершение всех операций во всех группах процессов управления проектами для формального закрытия проекта или проектной фазы.

Введение к третьей части

Автор: pmi.org 03 Июня 2009, 07:52

Диаграмма зависимостей процессов приводится в каждой главе, посвященной отдельной области знаний (главы с 4 по 12). Диаграмма зависимостей процессов представляет собой общую схему входов процесса и выходов процесса, которые используются во всех процессах в данной области знаний. Хотя процессы представлены как дискретные элементы с четко определенными интерфейсами, но на практике они могут быть итеративными, накладываться друг на друга и взаимодействовать между собой; такие наложения и взаимодействия здесь не описаны.

3. Процессы управления проектом

Автор: pmi.org 01 Июня 2009, 23:45

В этой главе дается информация об управлении отдельным проектом как о наборе взаимосвязанных процессов. Глава состоит из следующих основных разделов:

3.1 Процессы управления проектом

3.2 Группы процессов управления проектом

3.3 Взаимодействия процессов

3.4 Графическое отображения процесса управления проектом

2. Жизненный цикл проекта и организация

Автор: pmi.org 30 Мая 2009, 04:09

Окружение, в котором выполняются проекты и управление проектами, шире, чем окружение, непосредственно затрагивающее сам проект. Команда управления проектом должна учитывать эту более широкую среду и выбирать такие фазы жизненного цикла, процессы, инструменты и методы, которые наиболее удачно подходят для проекта. В этой главе описываются некоторые ключевые моменты среды управления проектами.

Глоссарий проектного менеджмента

Автор: Projectmanagement.Ru 30 Мая 2009, 02:57

Глоссарий основных понятий, используемых в проектном менеджменте:

• Pабота
• Веха
• Связи предшествования (логические зависимости)
• Сетевая диаграмма (сеть, гpаф сети, PERT диаграмма)
• Методы сетевого планирования
• Критический путь
• Метод критического пути
• Временной резерв
• Диаграмма Ганта
• Структура Разбиения Работ
• Структурная Схема Организации
• Ресурсы
• Назначение и выравнивание ресурсов
• Ресурсная гистограмма
• Pесуpсное календаpное планиpование
• Анализ реализуемости проекта
• Исходный план

Что такое модели зрелости управления проектами?

Автор: А. Полковников, А. Терпугов, А. Белозеров 30 Мая 2009, 02:48

Каждая организация в своем развитии проходит определенные этапы, характеризующиеся различной миссией, стратегией, технологией работы, организационной структурой, уровнем компетенции персонала и другими качественными и количественными характеристиками.

Переход на каждый следующий, более высокий уровень развития, делает организацию более конкурентоспособной, динамично реагирующей на требования рынка и оптимально использующей свои внутренние ресурсы.

Модели, описывающие этапы (уровни) развития организации, называются моделями уровней зрелости.

Проектное управление: модели и методы принятия решений

Автор: В. Ефремов 30 Мая 2009, 02:32

В конце 50-х годов в США для осуществления программы исследовательских и конструкторских работ по созданию ракеты “Поларис” впервые был использован метод планирования и управления, основанный на идее определения, оценки вероятных сроков и контроля так называемого “критического пути” всего комплекса работ. Результаты превзошли все ожидания: во-первых, заметно уменьшилось число сбоев в работе из-за несогласованности используемых ресурсов, резко сократилась общая продолжительность выполнения всего комплекса работ, получен огромный эффект из-за снижения суммарной потребности в ресурсах и, соответственно, уменьшения общей стоимости программы. Вскоре после того, как результаты выполнения программы “Поларис” стали достоянием общественности , весь мир заговорил о методе PERT (Project Evaluation and Review Technique) как о новом подходе к организации управления.

Интеграция календарного плана и затрат

Автор: Разан Шульт 30 Мая 2009, 02:26

В данной статье рассматриваются управленческие процессы, требующие интеграции данных календарного плана работ и затрат на протяжении всего жизненного цикла проекта. Пять основных процессов, требующих интеграции календарного плана и затрат включают:

• Оценку объемов и стоимости работ и подготовку предложений по контракту
• Подготовку и заключение контракта
• Контроль и анализ состояния работ и затрат
• Контроль изменений
• Закрытие проекта.

Для рассмотрения характеристик каждого из этих процессов необходимо обсудить различные системы управления затратами и расписанием проекта.

Введение в проектный менеджмент

Автор: Aproject.Ru 30 Мая 2009, 02:24

Что же такое проект? Все мы постоянно осуществляем проекты в своей повседневной жизни. Вот простые примеры: подготовка к юбилею, ремонт в квартире, проведение исследований, написание книги... Все эти виды деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, делающих их проектами:

1. они направлены на достижение конкретных целей;
2. они включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;
3. они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;
4. все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности. Каждая из названных характеристик имеет важный внутренний смысл, и поэтому мы их рассмотрим более пристально.