Библиотека

Наши друзья

Менеджмент.com.ua .:. Интернет-портал для управленцев Consulting.ru Организация времени - тайм менеджмент и управление временем

О сайте

Проект “Vernikov.ru” — это библиотека, содержащая в себе уникальную и качественную подборку аналитических материалов по вопросам экономики, менеджмента и информационных технологий. Материалов в Интернете очень много. Мы не пытаемся опубликовать всё. Мы экономим Ваше время и публикуем только лучшее.

Помимо доступа к материалам, на сайте “Vernikov.ru” любой посетитель, столкнувшись с новыми и сложными задачами, может быстро и бесплатно получить консультацию у профессионалов.

Модернизация системы пропускного режима предприятия

Автор: Свечников Александр 19 Апреля 2010, 14:34

В ходе практической работы у меня неоднократно возникали проблемы такого порядка: имеются разнообразные виды диаграмм (например, функциональные диаграммы, диаграммы процессов, диаграммы потоков данных и т.д., в зависимости от принятой методологии) и требуется определить, на каком этапе и с какой целью их применять. Несмотря на обилие литературы по этим вопросам большинство из них уделяет внимание правилам построения самих диаграмм, а вопросы их применения и взаимосвязи на различных этапах проектирования рассматриваются слишком обобщенно. Сам процесс разработки является в значительной степени творческим и в различных организациях решается по-разному. Поэтому, в настоящей статье делается попытка показать на конкретном примере порядок разработки проекта модернизации рабочих процессов. Статья не претендует на полноту описания процесса разработки проекта модернизации и, возможно, содержит некоторые неточности. Целью является, — развязать дискуссию по данному вопросу, которая помогла бы автору и читателям оценить практику моделирования бизнес-процессов в различных организациях.
В этой статье рассматриваются вопросы модернизации процессов с использованием BPWin на примере системы пропускного режима предприятия.

Основными этапами модернизации являются:

1. Обследование предприятия
2. Построение концепции
3. Модернизация

1. Обследование предприятия

В ходе обследования предприятия выполняется:

По сути, в ходе обследования выполняется моделирование предметной области, цель которого, - описать процессы, происходящие в организации заказчика. Предприятие рассматривается с двух точек зрения: внешней (основное внимание при этом уделяется внешним результатам ее деятельности) и внутренней (здесь внимание обращается на конкретные реализуемые функции и их связь в процессе деятельности организации).
Анализ организационной структуры имеет своей целью определение перечня объектов и взаимосвязей между ними.

Обследование показало, что основными объектами системы пропускного режима являются:

  • Секретариат
  • Отделы
    — отдел (цех)
    — отдел безопасности
    — отдел кадров
    — хозяйственный отдел
  • Комендантская служба
    — бюро пропусков
    — пост комендантской службы

Естественно, что предприятие имеет более сложную организационную структуру и гораздо большее количество объектов. Но с точки зрения анализа пропускного режима остальные объекты не представляют особого интереса и могут не рассматриваться или рассматриваются в обобщенном виде, как, например отделы (цеха) различного назначения.

Структурные взаимосвязи (или иерархия подчинения) отображены на организационной диаграмме С-1.

C1.gif (13327 bytes)

Основными действующими лицами системы пропускного режима являются:

  • сотрудники предприятия
    -    директор предприятия
    -    начальники (заместители начальников) отделов (цехов), — в дальнейшем по тексту, - начальники
    -    сотрудники отделов
    -    сотрудники бюро пропусков
    -    контролеры
  • уполномоченные государственные служащие (имеющие право прохода по своим служебным удостоверениям)
  • посетители

Кроме того, к участникам системы пропускного режима можно отнести и транспорт.

Классификация персонала отображена на организационной диаграмме С-2.
C2.gif (7232 bytes)

Идентификация функций и процессов
На первом этапе обследования было проведено собеседование с директором, а затем с начальником отдела безопасности. Были получены руководящие документы и инструкции. На основе этой информации было определено, что основными функциями системы пропускного режима являются:
1.    Оформление и выдача пропусков.
2.    Пропуск должностных лиц предприятия и посетителей на территорию.
3.    Пропуск автотранспорта.
4.    Пропуск имущества.
5.    Изъятие постоянных пропусков.
6.    Перерегистрация постоянных пропусков.

Далее функции были уточнены, детализированы и распределены по объектам системы следующим образом.

Секретариат
- отдача указаний на пропуск должностных лиц, посетителей и автотранспорта
- оформление заявок на выдачу разовых пропусков
- оформление заявок на выдачу временных пропусков
- визирование заявок на выдачу временных пропусков
- утверждение списков лиц, имеющих право подписи заявок
- утверждение отчетов о работе системы пропускного режима

Отдел безопасности
- перерегистрация постоянных пропусков
- визирование заявок на выдачу временных пропусков
- визирование заявок на выдачу постоянных пропусков
- визирование заявок на въезд автотранспорта
- визирование заявок на выдачу постоянных пропусков на въезд автотранспорта
- подготовка списков лиц, имеющих право подписи заявок
- подготовка отчетов и справок о работе системы пропускного режима

Отдел кадров
- оформление заявок на выдачу постоянных пропусков

Хозяйственный отдел
- оформление и выдача материальных пропусков
- регистрация и оформление заявок на материальный пропуск
- визирование заявок на въезд автотранспорта
- подготовка заявок на выдачу постоянных пропусков на въезд автотранспорта

Отдел (цех)
- подготовка заявок на выдачу разовых пропусков
- подготовка заявок на выдачу временных пропусков
- подготовка заявок на выдачу материальных пропусков
- подготовка заявок на въезд автотранспорта
- подготовка заявок на бланки пропусков

Бюро пропусков
- выдача разовых пропусков
- выдача временных пропусков
- выдача постоянных пропусков
- выдача разовых пропусков на въезд автотранспорта
- выдача постоянных пропусков на въезд автотранспорта
- перерегистрация постоянных пропусков

Пост комендантской службы
- пропуск должностных лиц и посетителей
- контроль вноса и выноса имущества
- пропуск автотранспорта
- изъятие удостоверений

В результате был создан список основных процессов системы пропускного режима.

  • Оформление и выдача пропусков
    — разовых
    — временных
    — постоянных
    — разовых на въезд автотранспорта
    — постоянных на въезд автотранспорта
    — материальных
  • Пропуск на территорию
    • посетителей
      — по разовым пропускам
      — по временным пропускам
      — по постоянным пропускам
      — по спискам
    • автотранспорта
      — по разовым пропускам
      — по постоянным пропускам
    • имущества
      — по материальным пропускам
  • Перерегистрация постоянных пропусков
  • Обеспечение отделов бланками заявок и пропусков
  • Формирование списков лиц, имеющих право подписи заявок
  • Подготовка справок и отчетность

Разработка словаря основных терминов проекта
Необходимость создания и ведения словаря терминов (глоссария) обусловлена тем, что не все понятия воспринимаются заказчиком и разработчиком однозначно: требуется их сформулировать и наложить ограничения. Словарь терминов должен вестись и уточняться в течение всей разработки проекта. Используемые в проекте термины должны соответствовать терминам словаря. При определении термина по возможности указывается его источник. Словарь может состоять из нескольких разделов. Например: объекты, данные, документы, операции.

В качестве примера приведена часть словаря, разработанного при описании системы пропускного режима.

Наименование

Определение

Примечания

Источник

ОБЪЕКТЫ
Посетитель Лицо, желающее пройти на территорию предприятия. Может находиться в следующих состояниях: на входе, с пропуском и контр. талоном, с нарушениями, в здании, на выходе.   
Руководитель Сотрудник предприятия, имеющий право подписи заявок на выдачу пропусков. Директор предприятия, заместитель директора, начальник отдела (заместитель).   
Разовый пропуск Пропуск, дающий право на проход на территорию предприятия в течение рабочего дня. Может находиться в следующих состояниях: с контр. талоном, без контр. талона, с отметкой о выходе. Подписывается сотрудником бюро пропусков.  
Временный пропуск Пропуск, дающий право на проход на территорию предприятия в течение установленного времени, но не более одного месяца. Подписывается директором предприятия  
Операции
Проверка документов Проверка правильности документов, необходимых для пропуска сотрудника или посетителя. Производится при проходе сотрудника или посетителя через пост комендантской службы.  
Помещение контр. талона в папку Оторванный от разового пропуска контр. талон помещается в папку, дежурного контролера. Выполняется контролером на посту комендантской службы. Производятся в момент прохода посетителя через пост.  
ДАННЫЕ
Сведения о посетителе Набор данных, необходимый для оформления пропуска. Включает паспортные данные, место работы, служебный телефон, цель посещения.  

Построение схем и описание процессов
Общие положения
Рабочий процесс (бизнес-процесс) — это совокупность операций (шагов), выполняемых в целях обеспечения определенной функциональной задачи. Процесс не зависит от оргштатной структуры и может проходить через ряд подразделений. Рабочий процесс осуществляет преобразование входных объектов и данных в выходные. Процесс обязательно должен иметь вход и выход, т.е. получать какую-либо информацию или ресурсы от внешнего объекта или другого процесса, преобразовывать ее и передавать другому объекту или процессу.
Описание процессов отражает — как выполняется указанная функция. Оно может быть иерархическим и создаваться для каждого уровня, начиная с верхних, — на начальных шагах проектирования и, по мере проработки проекта, опускаясь до самых мелких объектов, например, — сотрудник, оператор. Уровень детализации определяет глубину проработки проекта.
В ходе подготовки к обследованию желательно подготовить единый шаблон описания процесса и требования к его оформлению. Описание может содержать:

  1. схему процесса
  2. общее описание процесса
  3. описание входных объектов и данных
  4. поэтапное описание процесса
  5. описание выходных объектов и данных
  6. список нормативных документов
  7. описание базы данных (при наличии)
  8. предложения по совершенствованию процесса

Схема процесса разрабатывается по результатам собеседования с руководством и сотрудниками предприятия. Она строится с использованием принятой нотации. Схемы процессов представляют собой графическое отображение взаимосвязи операций (функциональных блоков, Activity) и (или) объектов системы при реализации процесса.
Общее описание процесса отражает цели и задачи процесса, сферу его распространения, внутренние и внешние объекты, исполнителей, документы и действия, являющиеся инициатором процесса, результаты его выполнения, взаимосвязи с другими процессами и объектами, итоговые временные характеристики процесса и трудовые затраты.
Описание входных объектов и данных содержит сведения о материалах, изделиях, данных и документах, которые подлежат преобразованию.
Поэтапное описание процесса содержит описание каждого функционального блока (шага, этапа) процесса. Оно должно включать: содержание работы, описание действий лиц (объектов), его выполняющих, оценочные временные характеристики и характеристики трудозатрат, ссылки на документы, которые являются правовой или методической основой для выполнения работы. Описание этапов должно носить четкий характер, не допускающий различных толкований, и содержать указания на ручные и автоматизированные операции.
Описание выходных объектов и данных должно содержать сведения о материалах, изделиях, данных и документах, являющихся результатом выполнения процесса. В качестве объекта назначения обязательно указывается другой процесс или внешний объект.
Список нормативных документов содержит ссылки на законы, приказы, инструкции, а также другие документы, которые являются основой для выполнения исследуемого процесса.
Описание базы данных производится на уровне таблиц. Названия таблиц не обязательно должны соответствовать именам таблиц в базе данных, но из них должен быть ясен смысл содержащихся в них данных. Рекомендуется при обследовании получить документ по структуре базы данных и включить его в список нормативных документов.
Предложения по совершенствованию процесса могут носить достаточно общий характер. При необходимости, приводится предлагаемая схема процесса.

По завершении работы над описанием должно быть проведено согласование процесса с другими процессами по входу и выходу.

По итогам работы готовится общее описание системы. В нем приводятся: общая схема, указываются респонденты и лица, проводившие обследование, приводятся основные положения, основные термины, дается обобщенное описание процессов и предложения по их совершенствованию, а также предлагаемая общая схема модернизированной системы. В общем описании отражаются принципиальные моменты процессов, дается анализ их достоинств и недостатков с точки зрения заказчика и разработчика. Приводятся количественные и качественные характеристики системы.
На общей схеме системы рекомендуется отражать процессы или внешние объекты и потоки данных между ними. Общая схема может быть выполнена в различных видах, например, как схема взаимодействия процессов или схема взаимодействия объектов.

В качестве примера рассмотрим один из процессов системы пропускного режима: процесс пропуска посетителей на территорию предприятия по разовым пропускам.

Описание процесса пропуска посетителей по разовым пропускам

Контекстная диаграмма процесса отражена на схеме ПР-0.

PR00.gif (8315 bytes)

Особенность описания данной системы заключается в том, что ее входом является "посетитель", как объект, который подлежит обслуживанию. Обслуживание будет заключаться в том, что в ходе выполнения процесса состояние посетителя будет изменяться. Он будет "преобразован" в посетителя с пропуском, далее, в посетителя в здании и в конце, - посетителя на выходе. При выявлении нарушений он перейдет в состояние посетителя с нарушениями. Управляющим воздействием является "инструкция по пропускному режиму". Механизмами, обеспечивающими выполнение процесса, являются сотрудники предприятия, а ресурсами, — бланки документов.

При пропуске посетителей по разовым пропускам последовательно выполняются следующие процессы: оформление заявки, выдача пропуска посетителю, пропуск посетителя через пост, выпуск (выход) посетителя, что отражено на диаграмме ПР0.

PR0.gif (11095 bytes)

Для оформления заявки (1) посетитель сообщает сотруднику предприятия сведения о себе. Оформленная заявка является основанием для оформления и выдачи пропуска (2). Посетитель получает пропуск, который предъявляет при проходе через пост контроля (3). У пропуска отрывается контрольный талон, а посетитель проходит в здание. При наличии нарушений в документах посетитель на территорию не пропускается. По завершении визита посетитель выпускается (4).

При оформлении заявки (диаграмма ПР1) сотрудник отдела докладывает директору, начальнику отдела (цеха) или их заместителям (в дальнейшем по тексту - руководителю) о необходимости приема посетителя. На основании этого руководитель принимает решение о подготовке заявки на пропуск. Возможен и вариант, когда заявка оформляется по инициативе руководителя и доклада сотрудника не требуется. На основании указания руководителя секретарь заполняет бланк заявки. Руководитель подписывает заявку, и секретарь передает ее в бюро пропусков.

PR1.gif (11204 bytes)

Выдача пропуска (диаграмма ПР2) производится в бюро пропусков.

PR2.gif (11974 bytes)

Посетитель предъявляет документ, удостоверяющий личность. Сотрудник бюро пропусков находит соответствующую заявку и проверяет документы. На основании этого он заполняет бланк пропуска и контрольный талон к нему, которые выдает посетителю. Сведения об этом он записывает в журнал выдачи разовых пропусков. Посетитель с пропуском и контрольным талоном направляется на пост контроля.

Пропуск посетителя через пост отображен на диаграмме ПР3.

PR3.gif (8425 bytes)

Посетитель предъявляет контролеру пропуск с контрольным талоном и удостоверение личности. Контролер проверяет документы, отрывает контрольный талон и пропускает посетителя на территорию. Контрольный талон помещается в папку. При наличии нарушений посетитель не пропускается.

Выпуск посетителя отображен на диаграмме ПР4.

PR4.gif (13097 bytes)

По завершении визита посетитель делает у секретаря отметку на пропуске о времени выхода, проставляет штамп и направляется на пост контроля. Там контролер проверяет документы и выпускает посетителя с территории. При обнаружении нарушений посетитель задерживается. Разовый пропуск с отметкой о выходе помещается в папку. Периодически на пост контроля приходит сотрудник бюро пропусков и забирает сданные пропуска и контрольные талоны к ним. В бюро пропусков он подклеивает сданные пропуска и контрольные талоны к соответствующим корешкам.
В конце рабочего дня контролер проверяет, все ли посетители покинули территорию, просматривая, не остались ли в папке контрольные талоны. При обнаружении не вышедших посетителей он докладывает об этом начальнику отдела безопасности, который принимает меры по поиску и задержанию нарушителя.

Такова общая схема пропуска посетителей.

Для описания потоков документов в системе можно использовать диаграммы потоков данных (DFD). Потоки данных и документов в существующей системе отражены на диаграммах ПД-0 — ПД4.

Как результат может быть составлена обобщенная диаграмма потоков данных (Об0), отражающая информационные взаимосвязи между объектами. Такая диаграмма может быть использована в ходе построения концепции модернизации и докладах руководству.

OB0.gif (13080 bytes)

Описание документов системы
В ходе обследования должны быть собраны законодательные акты, приказы, инструкции, которые являются основой для выполнения исследуемого процесса, а также формы, журналы, которые используются в работе, создаются или являются выходной информацией. Допускается не прилагать документы целиком, если их содержание не оказывает существенного влияния на описание процессов. В этом случае достаточно приложить формы используемых документов.
Документы (и информацию) желательно разделить на входные, выходные и внутренние, а также создать иерархический список, т.е. ввести обобщенные понятия по категориям.

2. Построение концепции

Основными шагами построения концепции модернизации процессов являются:

Проиллюстрируем это на примере системы пропускного режима.
Анализ результатов обследования показал следующее:

  • В системе готовится и циркулирует значительное количество бумажных документов.
  • При передаче заявок из отделов в бюро пропусков бывают существенные задержки, и посетители не могут пройти на территорию в назначенное им время.
  • Имеются задержки и очереди в бюро пропусков.
  • Возникают задержки сотрудников и посетителей при проходе через пост контроля.

Таким образом, проблемными факторами, снижающими эффективность функционирования системы пропускного режима, являются использование ручных способов подготовки, передачи и проверки документов и возникающие в связи с этим ошибки и задержки.

Модернизацию предлагается осуществить путем внедрения в деятельность службы безопасности предприятия автоматизированной системы обеспечения пропускного режима. Для подготовки документов целесообразно использовать систему электронного документооборота (СЭД), обеспечивающую автоматизированную подготовку необходимых документов в электронном виде, заверенных электронной цифровой подписью (ЭЦП), и их передачу по локальной сети. Для пропуска посетителей и сотрудников внедрить автоматизированную систему с использованием магнитных карточек и автоматических пропускников.
На основании сведений обо всех посетителях и сотрудниках могут выдаваться отчеты о работе системы пропускного режима, а также справки по отдельным запросам.
Следует отметить, что данный проект не предполагает реинжиниринга, а ограничивается лишь модернизацией. В литературе под реинжинирингом как правило понимается кардинальное изменение существующих процессов. Мы же предполагаем провести усовершенствования, основанные на внедрении средств автоматизации, без кардинальной перестройки самих процессов и без изменения структуры и функций службы безопасности предприятия.

В целях иллюстрации можно, используя схемы существующих процессов (AS-IS), отразить на них предполагаемые изменения. Для этого удобно использовать демонстрационные диаграммы (FEO-диаграммы, — For Exposition Only).
На диаграммах ПР1F и ПР2F отражены предложения: отказаться от использования бумажных бланков и журналов, и автоматизировать процессы подготовки заявок и пропусков.

PR1F.gif (10652 bytes)

PR2F.gif (11532 bytes)

Создание эффективной системы пропускного режима позволит значительно сократить временные затраты на подготовку документов и обеспечит службу безопасности информацией, необходимой для выполнения ее функций и, как следствие, осуществлять контроль всех групп сотрудников и посетителей. Дополнительно можно будет контролировать время прихода и ухода каждого сотрудника.

3. Модернизация

Основными шагами модернизации процессов являются:

Построение схем и описание модернизированных процессов

Контекстная диаграмма процесса отражена на схеме АПР-0. На диаграммах стрелки потоков данных и автоматизированные операции будем отображать зеленым цветом, а потоки документов, — красным. Неавтоматизированные операции отображаются не закрашенными блоками. Диаграмма показывает, что в качестве дополнительного механизма появляется автоматизированная система, а вместо бумажных бланков будут использоваться электронные формы.

APR00.gif (10470 bytes)

При пропуске посетителей по разовым пропускам (диаграмма АПР0) все основные операции будут автоматизированы, бумажные документы исключены, а заявки из отделов (1) будут передаваться в бюро пропусков в электронном виде. Посетитель будет получать смарт-карту с микросхемой или магнитной полосой, которую он будет использовать при проходе через пост контроля (3). При этом контролер будет только следить за соблюдением правил прохода через пропускник, что отражено пунктиром.

APR0.gif (12834 bytes)

Особенностями оформления заявки (диаграмма АПР1) будет то, что сотрудник, с помощью автоматизированной системы, вводит ее в базу данных. Заявка автоматически передается на рабочее место руководителя, который подписывает ее своей ЭЦП, после чего она поступает в бюро пропусков.

APR1.gif (10356 bytes)

При выдаче пропуска (диаграмма АПР2) по данным удостоверения личности кодируется и выдается посетителю смарт-карта. В результате бумажные документы будут исключены.

APR2.gif (9672 bytes)

При пропуске посетителя через пост (диаграмма АПР3) посетитель, используя смарт-карту, проходит через автоматический пропускник. При этом сведения о времени прохода автоматически заносятся в базу данных системы, а контролер только наблюдает за соблюдением правил прохода.

APR3.gif (7851 bytes)

При выпуске посетителя (диаграмма АПР4) секретарь отдела вводит сведения о времени завершения визита. Посетитель, используя смарт-карту, выходит через автоматический пропускник и сдает ее контролеру. При этом в базу данных вводится время выхода. Контролер сдает использованные смарт-карты в бюро пропусков. Там сотрудник бюро пропусков пропускает карту через устройство считывания и в базу данных вводятся сведения о сдаче карты. Карта размагничивается и готовится для повторного использования. В конце рабочего дня сотрудник бюро пропусков проверяет, все ли посетители покинули территорию, просматривая базу данных.

APR4.gif (13451 bytes)

Анализ временных характеристик показывает, что суммарное время операций для пропуска посетителя в традиционной системе составляет 1,75 часа (диаграмма ПР-0), а в автоматизированной — 0,59 часа (диаграмма АПР-0).

Дальнейшие шаги модернизации в данной статье не рассматриваются, поскольку они выходят за рамки предмета обсуждения.

Диаграммы потоков данных системы пропускного режима

(модернизированная система)

APD00.gif (8676 bytes)

APD0.gif (6684 bytes)

APD1.gif (6387 bytes)

APD2.gif (7271 bytes)

APD3.gif (5704 bytes)

APD4.gif (9167 bytes)

© sancase.narod.ru

Защитный код
Обновить